INTERNE KOMMUNIKATION

IM UNTERNEHMEN

Wieso brauchen Unternehmen eine interne Kommunikationsstrategie?

Wissen wird mehr, wenn man es teilt. Das gilt für Unternehmen, Agenturen oder Start-ups jeder Größe. Eine gute interne Kommunikation ist der Kitt, der Unternehmen gerade in jenen dynamischen Zeiten von Krisen, Ausnahmensituationen oder Wandel zusammenhält. Unternehmen, die ihre interne Kommunikation transparent und dialogisch organisiert im Griff haben, bringen die besten Voraussetzungen für Wachstum, Veränderung, oder Anpassung an veränderte Marktsituationen mit.

Interne Kommunikation als Führungsinstrument

Interne Kommunikation ist ein Führungsinstrument, das Herrschaftswissen in Produktivität ummünzen kann. Die klassische Top-Down-Kommunikation ist nach wie vor gefragt, sie ist sogar ein akzeptierter und relevanter Teil der Unternehmenskultur. Top-Down Kommunikation sollte aber nicht die einzige Fließrichtung der internen Kommunikation sein. Social Intranet, Gesprächsrunden oder Chats gehören mittlerweile zum dialogischen Selbstverständnis kommunizierender Organisationen.

Vier Bestandteile interner Unternehmenskommunikation

  1. Informationen sind der Kitt
    Im Idealfall müssen alle Mitarbeiter:innen mit dem Wissen versorgt werden, das sie zum Arbeiten benötigen. Dabei kann es sich um die unternehmerische Vision, Fachinformationen von Vorgesetzen oder der Informationsaustausch innerhalb einer Projektgruppe handeln. Bereitstellung und Vermittlung von relevanten Informationen ist die Quintessenz jeder internen Kommunikation.
  1. Dialog schafft Verbindungen
    Interne Kommunikation ist grundsätzlich dialogisch organisiert. So selbstverständlich wie informelle WhatsApp-Gruppen Einzug in die Unternehmenskommunikation gefunden haben, sollte auch die offizielle Kommunikationsarchitektur aufgebaut sein. Social Intranet-Anwendungen übertragen Social Media- und Messenger-Kommunikationsformen sicher ins Unternehmen. So werden gelernte Kommunikationsformen angewendet – das sorgt für Akzeptanz.
  1. Klarheit motiviert
    Wenn alle Mitarbeiter:innen Zugang zu Informationen haben und die Visionen eines Unternehmens klar sind, dann motiviert das jeden einzelnen. Motivation und Mitarbeiter-Engagement sind zwei Seiten einer Medaille.
  1. Eine teilöffentliche Bibliothek des Unternehmens-Alltags
    Unternehmenskommunikation ist ein Wissensspeicher und damit eine teilöffentliche Bibliothek des Arbeitsalltags. Hier werden Entwicklungen, Informationen und Fachwissen teil-öffentlich aufbewahrt. Die Transparenz erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeiter:innen und reduziert die Gefahr des Brain-Drains. Transparenz schützt Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gleichermaßen.

Instrumente der internen Kommunikation

Interne Kommunikation ist ein Führungsinstrument, das Herrschaftswissen in Produktivität ummünzen kann. Die klassische Top-Down-Kommunikation ist nach wie vor gefragt, sie ist sogar ein akzeptierter und relevanter Teil der Unternehmenskultur. Top-Down Kommunikation sollte aber nicht die einzige Fließrichtung der internen Kommunikation sein. Social Intranet, Gesprächsrunden oder Chats gehören mittlerweile zum dialogischen Selbstverständnis kommunizierender Organisationen.

Eine schöne, romantische Vorstellung; leider lange vorbei und Jubiläen sind viel zu selten.

Wenn es auch rund getextet ist, warum nicht? Doch heute heißen sie anders: Newsletter zum Beispiel. Aber es gibt genug Dinge, die alle wissen sollten. Wichtiger als das Rundschreiben an sich ist die Art und Weise seiner Distribution. Und damit sind wir wieder beim Newsletter, der nicht allein bleiben darf in der internen Kommunikation.

Das Rundschreiben per Mail. Newsletter haben ihre Berechtigung, sie sind per se weder gut noch schlecht. Es kommt mehr auf ihren Inhalt und die Frequenz ihres Versands an, wenn man Newsletter bewerten möchte. Natürlich hilft auch die Analyse der Öffnungszahlen. Und allein bleiben sollten sie nicht, aber das hatten wir ja schon.

Gibt es in digital immer noch (und bisweilen sogar noch analog), weil es in vielen Unternehmen weiterhin funktioniert.

Sehr wichtiges Instrument zur Aussprache und Begegnung. Mitarbeiterversammlungen sind gut, wenn Mitarbeiter:innen diese Veranstaltungen mögen. Sie sind schlecht, wenn sie eine reine Pflichtveranstaltung sind, bei der sich alle langweilen. Wenn man sie macht, sind ein paar Gedanken zu Formaten, zur Rhetorik und zum Ablauf Gold wert. Viele Unternehmen laden Extremsportler:innen, Bundesliga-Schiedsrichter:innen oder Weltenbummler:innen ein, um Spirit zu verbreiten – wenn es zu dem passt, was erreicht werden soll: großartig!

Intranet ist ein großer Begriff. Das „interne Internet“ galt durch mangelnde UX und miserables Backend von Beginn an zurecht als graue Eminenz der internen Kommunikationsmedien. Aber selbstverständlich ist das Intranet das Rückgrat moderner unternehmensinterner Kommunikation. Inzwischen sind Social-Intranet-Angebote sehr beliebt, die gelernte und praktizierte Kommunikationsformen auch unternehmensintern anwenden. Dazu gehört der akzeptierte Einsatz von Chat- oder Messaging-Tools. Das Intranet ist in zahllosen Ausprägungen die Datenbank für Protokolle und Präsentationen geworden. Wenn Dateibenennung und Ablage-Pfade einer stringenten Logik gehorchen, ist das schon mal viel Wert.

Aus Sicht eines Unternehmens ist es auch aus Gründen, die die DSGVO nahelegt, keine gute Idee, sich firmenintern über WhatsApp-Gruppen auszutauschen. Eine ebenso funktionale Lösung für die Mitarbeiter:innen anzubieten, ist ratsam. Schnelle Organisation, pragmatische Absprachen und Termin-Koordinierungen sind gelernte Anwendungen von Messengerdiensten. Sie verkürzen und entbürokratisieren Kommunikationswege und reduzieren das E-Mail-Aufkommen, gerade wenn Mitarbeiter:innen eines Teams unterwegs sind

Ergänzend zu all diesen Kommunikationswegen setzen größere Unternehmen gerne auf anonymisierte Tools zum Erfassen von Mitarbeiterfeedback. Unternehmer sehen, welche Prozesse und Entwicklungen gut und welche weniger gut laufen. Wir empfehlen grundsätzlich, die Umfrageergebnisse intern immer gemeinsam mit den daraus folgenden Schritten und Maßnahmen zu kommunizieren. Nur in diesem Zweiklang ist der Einsatz von Tools für Mitarbeiterfeedback ein wirkungsvolles Führungsinstrument.

Unternehmer und Kommunikatoren sollten bei den eingesetzten Mitteln immer auf die richtige Dosierung achten und sich auf zwei bis drei zentrale Instrumente beschränken.
Dazu gehört eine klare Rezeptur, welche Informationen über welche Wege verfügbar sind. Dies vereinfacht die Suche, schafft Klarheit und steigert die Akzeptanz.
Bei der Neueinführung von Instrumenten zur internen Kommunikation ist es elementar, dass die Nutzung der internen Kommunikationskanäle über alle Führungsebenen hinweg funktioniert. Dass alle Mitarbeiter:innen zu Beginn eine kurze Einführung in die Nutzung der Instrumente zur Mitarbeiterkommunikation erhalten, sollte selbstverständlich sein.

Wir helfen bei der Analyse ihrer internen Kommunikation und skizzieren Ihnen auf Basis dessen einen Ist/Soll-Bericht. Auf dieser Basis konzipieren wir gemeinsam eine individuelle Kommunikationsarchitektur, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Im dritten Schritt helfen wir Ihnen bei der Implementierung der (neuen) Kommunikationsmedien. Dazu gehört auch das gemeinsame Erarbeiten eines redaktionellen Konzepts inkl. Formaten.

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